Аптека реализует лекарственные средства и медицинские препараты разного действия, которые можно употреблять без рецепта или запрещено принимать без него, у каждого из них есть свой срок годности. Множество наименований, аналоги, разные формы выпуска – все эти параметры можно систематизировать только при автоматизации аптечной деятельности, чтобы упростить работу провизора и повысить качество обслуживания клиентов.

Программа для аптеки, будучи полноценным программным продуктом, не является сложной в работе. Она имеет простое меню и понятное распределение информации в нем. И даже в качестве приятного дополнения – более 50 вариантов оформления, чтобы «разбавить» простоту меню. «Меню» имеет три раздела, каждый из них структурирован по папкам, наименования которых достаточно ясно говорят, какая информация в них лежит. Все три раздела имеют почти одни и те же папки, но характер информации в них разный и соответствует назначению разделов.

Первый раздел, с которого стартует программа, – это блок «Справочники», его наполняют один раз при первом запуске. Далее эстафету продолжает блок «Модули», его наполняют постоянно текущими рабочими показателями – по приходу товара, его перемещения со склада в аптечный зал, реализации и т.д., т.е. здесь собирают все ежедневные рабочие данные. Третий раздел – это финальный блок «Отчеты», в котором подводят итоги аптечной деятельности и анализируют ее успехи и ошибки.

В «Справочниках» задают финансовые параметры – указывают валюты для взаиморасчетов, способы приема платежей, статьи расходов и источники доходов, размещают прайс-листы и фиксируют размеры бонусов для разных клиентов. Здесь есть информация о структуре организации – перечисляются сетевые аптечные пункты, если они реально работают, склады и прочие рабочие отделения, сотрудники аптечного предприятия, кому разрешена работа в программе, и маркетинговые инструменты, которыми аптека регулярно пользуется.

В блоке находится комплект текстовых шаблонов для организации рассылки клиентам, для которых программой сформирована база в формате CRM-системы. Самое главное, что здесь есть, – это номенклатурный ряд, включающий полный ассортимент продукции, с которой аптека работает.

Каждая товарная позиция обладает своими свойствами, тут указанными, и изображением упаковки, чтобы исключить при продаже вероятность ошибки. Накладные хранятся в блоке «Модули», так как относятся уже к операционной деятельности аптеки. Для формирования накладных открывают специальное окно и вносят через него в систему требуемую при поступлении и реализации информацию.

Накладных в автоматизированной системе учета скапливается большое количество, но любую из них можно оперативно найти по уникальному номеру, дате, поставщику и пр. Если нажать на выбранную строку, где содержатся ее регистрационные данные, то в нижней половине экрана получим полный список тех лекарственных средств, что был по ней получен или реализован. Все накладные имеют статус – на склад или со склада, поэтому легко различить приходные от расходных.

Для регистрации торговых операций программа открывает окно продаж – учетную форму для реализованных товаров и полученных платежей, для контроля над клиентами и продавцами. Окно продаж разделено на четыре функциональные части, в первой идет указание клиента, которого выбирают из клиентской базы, если, конечно, аптека с ней работает, если же нет, то клиент указывается произвольно. Если клиент определен, вместе с ним в окно добавляется та скидка, которая ему предоставлена согласно условиям работы, что часто бывает в случае оптовых клиентов.

Вторая часть идентифицирует продавца и реквизиты аптеки посредством выбора из базы сотрудников, что находится в «Справочниках». Третья – это полная информация о торговой операции, товаре и его количестве. Последняя часть – оплата, ее способ и переданная продавцу сумма в случае наличных для автоматического расчета сдачи.

Должно заметить, что автоматизация позволяет вести продажу лекарств в неполной упаковке – таблетками поштучно и пластинками, умеет оперативно находить дженерики, для поиска которых достаточно указать название оригинала.